数字化

升级遗留技术的指南

遗留计算机系统通常被称为“恐龙”是有原因的。随着数字技术的发展，它变得更加紧凑和精简。它适应当前的市场条件和患者的期望。相比之下，我们使用旧系统的时间越长，它们就显得越过时和不同步。

然而，我们经常尽可能地推迟升级。从传统硬件和软件转换是颠覆性的。这是有风险的。通常，我们被迫改变我们运行实践的方式。

幸运的是，中断的时间是有限的，一旦升级完成，我们可以期待在实践护理标准和效率方面的巨大收益。此外，随着越来越多的正畸医生升级，我们可以向同事学习;总的来说，我们正在积累信息，以确保那些追随者可以从我们的经验中受益。

去年，我从基于unix的实践管理系统转向了最先进的Windows 2003技术，包括数字头影测量技术和连接两个办公室的专用数据通信线。回顾过去，我现在可以分享一些见解，可以帮助其他正畸医生，因为他们计划升级他们的遗留系统。

为什么要升级?为什么是现在?

当我们考虑我们的财务和职业目标时，很明显，技术可以在实现这些目标方面发挥重要作用。以我为例，我有一个完善的实践，平均每天看90个病人。我对这个数字很满意;我对增加病人没兴趣。因此，我的实践目标是双重的。我的第一个目标是确保我的病人开心，这样我就能继续以过去的速度产生推荐和积极的口碑。我的第二个目标是想办法提高我的底线。因为我不打算扩大我的业务，也不想提高我的费用，除非绝对必要，我的策略是提高效率和降低成本。

虽然技术可以帮助实现这类目标，但替换遗留系统需要一定程度的风险和压力。所以关键问题之一就是时机。什么时候升级带来的好处会超过不可避免的破坏?以我为例，以下这些因素表明升级的时机已经到来:

1) Windows 2003系统稳定性。作为一名UNIX系统用户，我对早期版本的Windows系统持怀疑态度。当我确信Windows操作系统是可靠的时，我确信从我们的UNIX系统转移到Windows 2003操作系统是一个明智的选择。

2)改进硬件选择。我知道我想要转向数字头影测量和全景放射学，我长期工作的成像公司去年推出了数字头影测量系统。另一个重要因素是:基于Windows操作系统的计算机的图形处理能力显著提高——Windows系统现在支持1600万张彩色图像，用于显示高质量的数码照片。

3)技术集成能力。最终，真正的整合成为可能，从数字图像采集到图表和病人记录管理。

4)优惠的税收环境。根据2003年的就业与增长税收减免和解法案(即2003年联邦税收法案)，企业在购买设备时获得了加速的费用扣除。例如，根据该法第179条，企业可以扣除最高100%的设备购买成本。不用说，这是我选择升级时机的一个关键激励因素。

5)优惠的利率。另一个影响我做出决定的因素是当时的低利率，这使得我购买设备的资金相对便宜。

重要的是计划

回想起来，我似乎在升级的时机上抓住了一些幸运的机会。我没有预料到布什总统的减税政策会在Windows 2003操作系统发布的同时生效。但正如俗话所说，运气是当准备遇到机会时——事实上，我在实施升级之前大约两年就开始计划了。

并非所有的计划都是正式的。例如，2001年，当我把我的一间办公室的地毯换掉时，我决定为大楼安装计算机网络做准备。我想让它穿过地板;由于我们在佛罗里达中部的建筑是在混凝土板上建造的，这意味着要在混凝土通道中铺设PVC管。这是一项脏乱、尘土飞扬的工作，所以在旧地毯被撕毁的同时做这件事是合理的。

在我的另一间办公室，当我们试图将电缆穿过我最初建造时安装在地板上的PVC管道时遇到了问题，我最终选择了无线。

我的大部分准备工作都是阅读其他正畸医生升级经验的文章。我与已经更换了遗留系统的同事交谈，希望了解我可能会期待什么。我还关注行业新闻，这样我就能知道德赢官方路线未来什么技术会得到最好的支持。

我研究了这项技术本身。

不止是几个盒子

这似乎是显而易见的，但随着我们向数字技术过渡，我们所做的不仅仅是在这里安装一台计算机，在那里安装一个数字x射线照相系统。我们正在安装数字基础设施。每个人的实践都是独特的，所以当一个实践准备升级其技术时，没有“一刀切”的答案。尽管如此，有些因素总是很重要的。

1)使用管理软件。由于这是决定如何组织、呈现和访问患者和临床数据的基础设施组件，因此优先级较高是明智的。确保您正在考虑的实践管理软件支持您需要和想要的功能。

您还应该确定该软件是否与您考虑的任何硬件直接集成。为了确保数据能够进出您的实践管理系统，您需要的“桥梁”软件应用程序越少，您的基础设施就越不复杂。基础设施越不复杂，不稳定或意外支持麻烦和成本的风险就越低。最后，要注意是谁在提供软件。拥有大量用户的产品正在为开发它们的供应商创造收入，这意味着这些供应商更有可能继续支持和更新软件。

2)电脑。作为基础设施的“引擎”，计算机提供了一个处理平台，可以实现从访问数字化图表和患者信息到数据存储的所有事情。计算机也越来越多地被用来运行其他数字设备。例如，我的数字头影测量仪，本质上是一个计算机外围设备。

当你考虑电脑时，不要把你的想法局限在标准的笔记本电脑或台式机上。例如，我在诊所里使用一种叫做“瘦客户端”的计算机。这些都是相对便宜、精简的电脑。它们不用于存储任何数据:它们的唯一功能是访问运行在网络服务器上的应用程序。我挑选的瘦客户每个只花了我450美元左右;因为我使用了其中的21个，所以我只需要购买12个完整的桌面系统。(它们的体积也比桌面系统小，所以更适合我的诊所。)

3) Datacommunications。你还需要考虑你的病人和临床数据必须流向哪里，以及它将如何到达那里。至少，您需要一个站点范围的网络，以便数据可以在您的实践计算机之间传输。如果您有多个办公室，还需要提供设施之间的数据共享。您可能还希望将一些文件发送到第三方站点，并且还希望能够在自己离开站点时访问您的系统。例如，如果您在家接听病人的电话，那么能够查看病人的记录就很好了。

也不要忘记你的病人。我现在可以在家登录我的系统查看或更新约会。我那些用透明塑料矫正器治疗的病人甚至可以播放动画，看看他们的治疗进展如何——或者把动画发送给他们的朋友和家人。

这些问题都需要研究。谁要看你的实习记录?使访问可靠、安全、方便的最佳方法是什么?我知道一些拥有多个办公室的医生将他们的患者数据库转移到笔记本电脑上，这样他们就可以随身携带信息。这对我来说行不通，我甚至不会推荐它，因为我希望我的员工能够更新病人的记录，安排预约，并对数据进行其他更改，而不管我在特定的一天可能在哪里。因此，我选择了一条专用的高速数据线来连接我的两个办公室。实际上，我现在拥有一个跨越两个位置的网络。

我也可以通过互联网连接或DSL线路完成同样的事情，但是T1线路虽然更贵，但也更可靠。自从去年该网站上线以来，我经历过的唯一一次服务中断是由于去年的飓风季节——我们相信这种情况不会很快发生。

4)电气服务。一些外围设备需要220瓦的插座。以我为例，我的数字头影测量系统需要220服务，我的网络服务器需要电涌保护器和电源备份系统。

5)存储与备份。基础设施还必须提供某种异地数据备份。最好向硬件供应商咨询适合您的实践的最佳备份和数据存储计划。我们的硬件供应商建议我们每天、每周和每月备份一次，并建议我们将磁带存储在远离现场的消防安全位置。

的无形资产

除了系统的物理组件之外，还有一些重要的无形资产需要考虑。其中最重要的是支持。在一次计划升级的会议上，我的员工强烈主张我们不应该考虑某家公司的实践管理软件。这家公司过去一直对我们不理不睬，我的员工对未来依赖他们感到紧张——这是理所当然的。

在我看来，与其“因小失大”，最终得到不合格的支持，不如多花点钱。这是我们选择迁移到当前实践管理软件产品的另一个原因。该公司以其优质的服务和支持而闻名，与一家正畸医生多年来信任的公司合作是非常值得投资的。

另一个关键问题是数据转换。当您从传统设施切换到新的数字基础设施时，您将希望确保您的数据与您一起移动。这一点非常重要，应该在您选择实践管理软件供应商时显著地体现出来。选择一个理解转换过程并致力于确保您的数据完好无损的人。

保留遗留数据库的副本一段时间也是有意义的。我们在现场保留了一个UNIX系统盒，以便在发现任何明显的差异时查询患者记录。我们很少再使用它了——我们在2004年5月上线了我们的新系统——但现在使用它是一种额外的安全措施。

安装

一旦决定了基础架构组件，就需要弄清楚如何安装它们。就我而言，这涉及到协调几个不同的承包商。我让当地的承包商根据需要重新配置物理空间:例如，收回我的暗房，扩大我的实验室。我请来了一位肯塔基州的系统集成商，他通过了我的实践管理软件供应商的认证，为我安装电脑，并监督我的网络布线配置。另外两个承包商安装了电缆，并设置了我的T1线路和相关硬件。

除了管理承包商，我还需要让我的员工接受新的实践管理软件和新的数字放射照相系统的培训。

为了做到这一点，我们在两次不同的场合，一次关闭办公室一周的预约。除了培训，我的员工还利用这段时间来完成库存和其他任务。

一旦尘埃落定

那么这值得吗?

总而言之，是的。

我为这两家诊所升级业务的总成本——包括装修、数字头影测量系统、电脑设备、布线、安装和培训——大约为18万美元。但因为我是借钱来融资的，而且还获得了一笔可观的税收减免，我的现金流实际上得到了加强。

现在这个系统已经到位，我开始看到一些显著的成本降低。

例如，当两名兼职员工决定离职时，我不需要替换他们，因为我们已经取消了许多低级的、耗时的任务。节省的时间主要来自以下方面:

1)患者询问预约情况。现在，每月约有100个咨询，如预约时间等问题，都在网上处理，而不是直接打电话到我的办公室。

2)图表。每天有90个病人来我的诊所，我的工作人员花了很多时间处理图表。他们必须为当天有约会的每个人管理一张图表，加上他们需要为第二天的约会提取的所有图表。单是整合图表软件每天就为我们节省了大约4个工时。

3)修剪、贴标签、装箱、存储模型。有了集成的第三方软件，我现在所有的建模都是在电脑上完成的。

4)检查患者。病人现在在候诊室用触屏系统登记。我们的病人流动模块可以让我们随时知道病人在办公室的位置。

5)管理患者对外通信。现在给病人的信件都被记录在电子病历中，工作人员更容易跟踪哪些病人写了哪些信件。

6)管理摄影幻灯片。我们现在所有的摄影都是数字化的，所以工作人员不再需要拿胶卷冲洗，或者给幻灯片贴标签和归档。

有了这些任务，我就可以少用1.5个人来经营我的业务，(保守地说)每年可以节省4万到4.5万美元的工资和福利。

因为我现在用数码技术拍摄x光片和照片，我希望能在胶片、处理和冲洗方面节省大量成本。

我们的病人护理也有所改善。随着我们的技术处理更多低价值的任务，我们可以花更多的时间和病人在一起，在和他们在一起的时候让自己更专注于他们。我发现我有更多的时间在个人层面上与我的病人互动，在卫生和护理的其他方面教育他们。

我也获得了新的空间。我以前有独立的全景和头影测量系统。现在我有了一个数字全景和头影测量系统。改用数码照相技术也让我摆脱了暗房;这个空间现在是一个更大的实验室的一部分，在那里我有空间来从事我的设备设计项目。

最后，实践的氛围得到了改善。因为我们的效率和生产力都提高了，每个人的压力水平似乎都降低了。我们对病人更放松。我们取消的任务都是我的员工觉得很平凡的事情——每个人都很高兴他们不用再做这些事情了。是的，有一个月左右的混乱，但好处是非常值得的。z

Keith Hilliard, DMD, AAO和南方正畸医师协会的成员，一直是计算机技术应用于正畸实践管理和诊断的先驱。德赢vwinac登录他设计了第一个商业正畸视频成像站和专门的成像软件，并在1987年的德赢vwinac登录AAO全国会议上进行了演示。他还设计并拥有多项广泛使用的正畸器械的专利。德赢vwinac登录他在佛罗里达州莱克兰(Lakeland)的私人诊所现已进入第30个年头。您可以拨打(863)644-0430或(电子邮件保护)